Облік нерезидентів: окрема компанія зі своїми правилами
Іноземна юридична особа — це не просто контрагент із закордонною адресою. Для ведення її власного обліку потрібні окремі реквізити, план рахунків, валюти, банки та права доступу. При цьому власник групи хоче бачити порівнювані результати всіх компаній.
У Ланах дані обліку прив’язані до компанії. У системі передбачені шаблони планів рахунків для України, Грузії та Кіпру. Шаблон є початком налаштування: його наявність не означає повну автоматизацію місцевих податків чи подання звітності в кожній країні.
Свій план рахунків для кожної компанії
Українська компанія працює з українськими рахунками, іноземна — з погодженим для неї планом. Не потрібно механічно перетворювати закордонні коди на українські чи додавати нулі до українських кодів. Для групової аналітики потрібна окрема відповідність місцевих рахунків єдиним статтям.
Приклад структури групи
Українська компанія веде облік у UAH, грузинська — у GEL, а керівник аналізує результат у EUR. Кожна юридична особа зберігає власні документи й рахунки. Перед спільним звітом команда погоджує склад показників, період і правила валютного перерахунку.
EUR у цьому прикладі — обрана валюта управлінського аналізу. Вона не змінює реквізити документів і не визначає автоматично функціональну валюту іноземної компанії.
Банківські рахунки та платіжні сервіси
Для кожного рахунка зафіксуйте компанію-власника, банк, валюту та реквізити. Рахунок у USD і рахунок у EUR не можна об’єднати лише тому, що вони належать одному банку. Під час завантаження виписки перевіряйте валюту операції, суму списання чи зарахування та банківську комісію.
У системі є підключення банківських виписок через API monobank і ПриватБанку. Для іноземного банку чи платіжного сервісу окремо перевіряємо можливість API або підтримуваного файлового обміну, права доступу та доступну історію. Універсальне готове підключення до будь-якого банку не передбачається.
Інтеграція з локальною бухгалтерією
Якщо місцевий бухгалтер працює в іншій програмі, спочатку визначте, які дані передавати: первинні документи, оплати, залишки чи погоджений пакет облікових записів. Для даних із 1С/BAS та інших джерел потрібні правила відповідності рахунків, контрагентів, валют і зовнішніх ідентифікаторів.
- Оберіть компанію та цільову книгу для завантаження.
- Погодьте формат і відповідність довідників.
- Проведіть пробний обмін за одним періодом.
- Звірте залишки, обороти й взаєморозрахунки.
- Перевірте повторне завантаження та виправлення помилок.
Що перевірити до початку роботи
Разом із місцевим бухгалтером погодьте план рахунків, облікову політику, податкові форми й вимоги до документів. З командою Ланів — імпорт, інтеграції, ролі та потрібні звіти. Для групи додатково підготуйте правила консолідації та валютного аналізу.