Бюджети й план-факт: від плану до причини відхилення
Бюджет у таблиці, погодження в листуванні, фактичні витрати в бухгалтерії? У Ланах фінансова команда може планувати, погоджувати рахунки та аналізувати виконання бюджету в одному просторі.
Один робочий сценарій для фінансиста й керівника
- План. Сформуйте бюджет доходів, витрат або руху коштів за періодом та потрібними статтями.
- Погодження. Налаштуйте маршрут відповідно до узгодженої матриці та перевірку бюджету для рахунків.
- Факт. Відображайте операції через первинні документи, щоб звіт мав перевірюване джерело.
- Аналіз. Порівняйте план і факт за однаковим періодом, компанією, валютою та складом показників.
- Прогноз. Оновіть очікування на решту періоду з урахуванням факту та майбутніх операцій.
Як читати відхилення витрат
Навчальний приклад для однієї статті за місяць:
| План | Факт | Факт − план |
|---|---|---|
| 100 000 | 112 000 | +12 000 (+12%) |
За цим способом розрахунку витрати перевищують план на 12%. Наступна дія — розкрити деталізацію та перевірити документи, що сформували факт. Знак і зміст відхилення залежать від показника: зростання доходу й зростання витрат оцінюються по-різному.
Погодження рахунків у межах бюджету
Визначте відповідальних, послідовність погодження та правила перевірки бюджету. Перед запуском пройдіть із командою сценарії: рахунок у межах плану, перевищення, повернення на доопрацювання та відмова. Поведінка залежить від налаштованого маршруту й прав користувачів.
Прибуток і гроші — різні показники
Для план-факту важливо погодити основу порівняння. Оплата рахунка й визнання витрат можуть припадати на різні періоди. Бюджет руху коштів порівнюйте з відповідними грошовими операціями, а бюджет доходів і витрат — із показниками обліку на узгодженій основі.
Зв’язок між документом і проведеннями описаний на сторінці «Облік і ПДВ».
Що підготувати для налаштування
- Структуру статей і відповідальних за бюджет.
- Період планування, компанії та валюту звітності.
- Матрицю погодження рахунків і правила роботи з перевищеннями.
- Джерела фактичних даних та приклад звіту, яким користується керівник.
Питання фінансової команди
Чи можна почати з одного бюджету?
Так, для перевірки сценарію оберіть одну компанію, період і набір статей. Звірте результат із вашим поточним звітом перед розширенням налаштувань.
Чи замінює зведений звіт повну консолідацію?
Ні, просте зведення сум не вирішує автоматично питання внутрішньогрупових операцій і валютного перерахунку. Необхідні правила та їх підтримку потрібно погодити окремо.
Як перевірити Лани перед переходом?
Візьміть приклад бюджету й рахунків, пройдіть погодження та звірте факт із документами. Для перенесення з іншої системи використайте план переходу з 1С/BAS.